Introdução
Assinar digitalmente PDFs é importante porque tem implicações legais reais.
Quando você utiliza uma assinatura digital para assinar documentos PDF, estes têm a mesma validade jurídica de documentos assinados manualmente. Isso significa que os documentos podem ser usados a seu favor (ou contra si) em casos de tribunal ou fiscalizações tributárias (por exemplo).
Assinar PDFs online é assim um assunto mais sério do que pode parecer à partida… Mas o que faz com que seja possível obter validade jurídica com uma assinatura digital?
As assinaturas digitais possuem a mesma validade jurídica que as assinaturas manuscritas, oferecendo, no entanto, vantagens adicionais que ultrapassam as capacidades das assinaturas físicas tradicionais.
Com este tipo de assinatura, você pode não só assinar PDFs como monitorizar mudanças em documentos assinados e proteger-se face a falsificações. Vamos explicar-lhe como já a seguir.
O que é uma assinatura digital e por que ela é importante?
Para compreender o que é uma assinatura digital, é necessário entender em que aspectos ela se diferencia de uma assinatura eletrônica. Tecnicamente, a assinatura digital também é uma assinatura eletrônica (na medida em que existe apenas eletronicamente), mas com características únicas que a tornam radicalmente diferente.
Assinar eletronicamente um documento PDF pode ser tão simples quanto inserir o nome no arquivo, seja carregando uma imagem da assinatura manuscrita, desenhando-a no ecrã do dispositivo ou utilizando métodos semelhantes.
Já a assinatura digital exige o uso de um certificado emitido por uma entidade certificadora reconhecida, incorporando tecnologia criptográfica que garante a autenticação e a integridade do documento com elevado nível de segurança.
Na prática, a tecnologia criptográfica associada à assinatura é responsável pela sua autenticidade e segurança, funcionando da seguinte maneira:
- O assinante utiliza uma chave privada à qual apenas ele tem acesso para assinar PDFs online;
- O receptor do documento acessa uma chave pública que lhe permite confirmar que a assinatura é autêntica;
- Após a assinatura do documento, assinante e receptor podem verificar se o documento foi ou não alterado, eliminando a ameaça de fraude.
Quanto à certificação da assinatura digital, essa depende de país para país, estando subjacente às leis locais. No Brasil, a certificação de assinaturas digitais está prevista pela lei MP 2.200-2/2001 e tutelada pelo ICP-Brasil.
Passo a passo para assinar digitalmente um PDF
Assinar documentos PDF com verdadeira validade jurídica é um processo que inclui duas etapas. A primeira é a obtenção da assinatura digital em si, e a segunda é a inclusão da assinatura no PDF (ou seja, o ato de assinar o documento).
Para obter uma assinatura digital no Brasil, é necessário seguir os seguintes passos:
- Contactar uma das Autoridades Certificadoras do ICP-Brasil;
- Requisitar a emissão de um certificado digital;
- No caso de certificados do tipo A1, instalar o certificado em seus dispositivos;
- No caso de certificados do tipo A3, configurar um elemento físico (como um cartão) associado à assinatura.
Após obter a sua assinatura digital válida, basta assinar digitalmente PDF com uma ferramenta online segura, como o Lumin. O processo é bastante simples:
- Visite a página oficial do Lumin;
- Carregue o arquivo PDF que pretende assinar;
- Defina quem precisa assinar o documento (pode ser apenas você);
- Carregue a sua assinatura;
- Indique quem irá visualizar o documento assinado;
- Inclua a sua assinatura no arquivo PDF usando o editor do Lumin.
No final, não se esqueça de salvar o documento assinado em um local seguro.
Como garantir que a sua assinatura digital seja legalmente válida
Para que uma assinatura digital num PDF tenha validade jurídica máxima no Brasil, ela deve cumprir integralmente os requisitos abaixo:
- Incluir um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora do ICP-Brasil;
- Dispor de tecnologia criptográfica capaz de validar inequivocamente a assinatura.
Para assinar digitalmente PDFs, também é essencial utilizar o standard PDF Advanced Electronic Signatures, já que este mantém a assinatura no documento, impossibilitando modificações não verificáveis.
Atentando a estes requisitos, você pode garantir que a sua assinatura digital seja legalmente válida, pelo menos, no Brasil. No caso de documentos internacionais, é importante informar-se acerca das regras locais específicas relativas à validade de assinaturas digitais.
Dicas para proteger sua assinatura digital e documento
As assinaturas digitais são mais seguras do que as assinaturas manuais porque são virtualmente infalsificáveis e porque os documentos assinados incluem um hash criptográfico que regista quaisquer mudanças no documento, prevenindo potenciais scams.
Contudo, estas continuam sendo vulneráveis, especialmente caso terceiros acessem a sua chave privada. Felizmente, existem algumas dicas de segurança simples que podem ajudá-lo a contrariar todas as ameaças:
- Seja extremamente zeloso com a sua chave privada, protegendo-a com mecanismos de autenticação fortes, como MFA;
- Guarde a sua assinatura digital em seus dispositivos, nunca nos dispositivos de outras pessoas;
- Crie uma cópia do seu certificado digital e armazene-a em um local seguro (preferencialmente offline).
Para prevenir possíveis fraudes após assinar digitalmente um PDF, recomenda-se seguir estas orientações:
- Monitorizar eventuais mudanças no documento assinado;
- Configurar definições de acesso rigorosas, autorizando o menor número possível de visualizadores do arquivo PDF;
- No compartilhamento do arquivo, utilizar senhas para proteger o documento.
Conclusão
Em jeito de conclusão, fique com um sumário de todas as coisas que aprendemos sobre como assinar digitalmente um PDF:
- Assinaturas digitais garantem validade jurídica em arquivos PDF.
- Elas diferem de assinaturas eletrônicas devido à sua certificação oficial e recurso a tecnologia criptográfica.
- No Brasil, você deve obter o seu certificado digital junto de uma das Autoridades Certificadoras do ICP-Brasil.
- Com ferramentas confiáveis como o Lumin, você pode assinar PDFs grátis com conveniência máxima.
- As assinaturas digitais são geralmente seguras, mas não são 100% invulneráveis.
- Assim, você deve proteger a sua assinatura digital recorrendo à autenticação MFA e monitorizando cuidadosamente os documentos assinados.
Se você continua a assinar PDFs importantes com assinaturas eletrônicas comuns, você pode estar a colocar a sua segurança em risco. Documentos com assinaturas não certificadas não têm a validade jurídica necessária para, por exemplo, o proteger em disputas legais ou questões tributárias.
Adote a assinatura digital de PDFs ainda hoje e garanta segurança máxima para todos os seus documentos, mas sem as inconveniências das assinaturas manuais.
