Dicas principais para backup de e-mail do Office 365

Os e-mails são uma parte vital da comunicação em negócios e empresas. Com mais de quatro bilhões de usuários de e-mail ativos, o Outlook 365 é usado em várias empresas, ajudando-as a se comunicar e manter um fluxo de trabalho eficaz.

Nas empresas, a transferência de dados e informações ocorre várias vezes ao dia sem dar prioridade à integridade dos dados. A equipe envia informações vitais por e-mail sem configurar um plano de recuperação do sistema para perda de dados. A perda de informações valiosas pode colocar uma empresa em risco. O uso de um plano de backup ou recuperação pode evitar essa perda de dados.

Neste guia, revisaremos as principais dicas para backup de e-mail do Office 365. Mas primeiro, vamos explorar por que o backup de dados no Office 365 é importante.

Três razões pelas quais o backup de dados no Office 365 é importante

Perda de dados

A perda de dados pode ocorrer de diferentes maneiras. Os dados podem ser perdidos por exclusão acidental, ataque de ransomware ou, mais frequentemente, por travamento do computador. Assim, diferentes maneiras de fazer backup do email do Office 365 entram em jogo. Fazendo backup de informações valiosas em um dispositivo em nuvem, você pode evitar perdas. Recuperar seus dados por meio de uma conexão em nuvem é mais eficaz do que unidades de disco.

Conformidade de certificado

As regras de proteção de dados indicam que uma empresa deve ter planos para proteger dados públicos-privados e confidenciais. Essas regulamentações tornam essencial que as indústrias tenham soluções de backup em caso de colapso do banco de dados.

Sobrevivência e Progressão de Negócios

A sobrevivência dos negócios se refere à capacidade de uma indústria de prosperar e continuar após lutar contra uma ocorrência perturbadora. Um ataque de ransomware é um exemplo de um incidente perturbador. Usar backups para recuperação de dados é uma maneira eficaz de garantir a continuidade dos negócios, mesmo após um ataque de malware.

LEIA TAMBÉM: MS Office 2013 Professional Plus Download grátis (32/64 bits)

As 5 principais dicas para backup de e-mail do Office 365

Muitas empresas têm sistemas de backup e estratégias de recuperação para proteger informações benéficas que podem colocar sua empresa em risco. No entanto, muitas empresas ainda temem a perda dessas informações ao usar o Office 365 e seus serviços associados.

Para relaxar, o Microsoft Online Services melhorou a confiabilidade com algumas funcionalidades integradas para arquivamento e recuperação. No entanto, como você verá, você ainda precisa de uma solução de backup dedicada para poder recuperar itens de um momento específico. Para uma estratégia de backup completa, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a executar o backup de e-mail do Office 365.

Arquivo no Microsoft 365

Para manter seus arquivos seguros por algum tempo, os backups de e-mail do Office 365 são importantes. O backup do email pode ser feito de duas maneiras; manualmente e automaticamente.

Para arquivar manualmente seu e-mail, siga estas etapas:

• Selecione Arquivo> Abra e exporte > importar / exportar
• Escolher Exportar para um destino, então clique Próximo.
• Escolha o arquivo de dados do Outlook (.PST) e clique em Próximo.
• Selecione a pasta de e-mail da qual deseja fazer backup e clique em Próximo.
• Escolha um local, nomeie seu backup e clique em Terminar.
• Você pode usar uma senha para proteger ainda mais seus arquivos. Crie e confirme a senha e clique em OK.

O e-mail arquivado está automaticamente disponível a qualquer momento para você acessar. Você pode encontrar informações de arquivamento automático em:

C: /Users/YourUserName/Documents/Outlookfiles/archive.pst.

Para fazer backup de arquivos localmente em seu dispositivo, você pode alterar sua localização ou remover itens mais antigos com Autoarchive. Você também pode exportar arquivos usando o .PST leitor de arquivos.

Opções de lixeira do OneDrive

O OneDrive salva muitos dados, mas armazena apenas arquivos recentes. Semelhante aos serviços do Exchange, o OneDrive fornece uma Lixeira com um termo padrão limitado que permite que os arquivos sejam mantidos por 90 dias, durante os quais os arquivos podem ser restaurados. No entanto, você pode alterar esse período de tempo nas configurações. Noventa dias é o período padrão durante o qual você pode restaurar um arquivo excluído. Comece a usar a lixeira do OneDrive ao máximo para seus dados.

Serviços de backup

Outra opção útil para backups de arquivos importantes com o Office 365 é contratar um fornecedor que ofereça serviços de backup. Felizmente, existem muitos fornecedores que fornecem serviços de backup que funcionam perfeitamente bem com o Office 365. Embora não seja obrigatório contratar um fornecedor externo, pode ser uma excelente opção para facilidade e segurança.

Encontre fornecedores online hoje para fazer backup das informações de e-mail da sua empresa. Mesmo que você não saiba como fazer backup do email do Office 365, esses serviços o ajudarão no processo.

Além disso, os clientes do Office 365 podem receber descontos para usar esses serviços. Pesquise os fornecedores de backup para ter certeza de que os dados da sua empresa estão em boas mãos.

Concentre-se no seu fim

Cada setor deve se concentrar em seus dados de backup do Office e proteção de dados, porque você não é totalmente responsável pelos dados da Microsoft e suas políticas. A Microsoft garante aos usuários uma certa proteção de informações. No entanto, você tem acesso a fontes diretas de perda de dados em sua organização. Exemplos de incidentes que incitam a perda de dados são:

• Acidentes, como um funcionário excluindo por engano um arquivo de que outros funcionários precisam;
• Um ataque de ransomware que criptografa ou exclui dados;
• Ato violento, como um funcionário insatisfeito destruindo tudo em que estava trabalhando.

Esses incidentes devem afetar todas as empresas. O Office 365 pode não ser útil na recuperação de dados perdidos nesses casos, o que significa que você precisa se concentrar mais em planos e estratégias de segurança. Se você estiver achando todas essas etapas difíceis, leia aqui para obter informações sobre como fazer backup do Microsoft Outlook.

Pasta personalizável de itens excluídos

O Office 365 permite que você defina opções específicas para armazenar e restaurar informações excluídas por um determinado período. No entanto, esse processo tem limites. Embora funcione com as contas do Outlook dos funcionários, apenas administradores externos com acesso de eDiscovery podem restaurar certas informações.

Os e-mails do Outlook têm um tempo de acesso limitado. Os dados de backup são perdidos permanentemente após quatorze dias. Dentro deste período limitado de acesso, suas informações ainda estão disponíveis para recuperação.

LEIA TAMBÉM: Microsoft Office 2019 Download grátis versão completa

Conclusão

As estratégias de backup são um aspecto vital da segurança cibernética de uma organização. Eles preparam empresas e organizações contra violações cibernéticas e perda de dados.

Independentemente do tamanho ou nível de sua organização, muitas soluções de backup estão disponíveis para manter seus dados protegidos. Leia aqui para saber mais sobre como configurar um plano de backup para manter seus dados de negócios protegidos.

Com as dicas fornecidas nesta postagem do blog e um sistema de backup adequado, fazer backup dos dados de e-mail do Office 365 em qualquer plataforma da Microsoft garante uma recuperação segura a qualquer hora e dia.